Переезд в новый офис (https://www.davay-pereedem.com/ofisnyi-pereezd-kiev) – это всегда волнительное и ответственное событие для любой компании. С одной стороны, это возможность улучшить условия труда, оптимизировать бизнес-процессы и даже привлечь новых клиентов.

С другой стороны, процесс смены локации всегда сопряжен с целым рядом трудностей и подводных камней, которые могут существенно осложнить жизнь коллектива и даже привести к финансовым потерям.

Из этого материала Вы узнаете, как заранее спрогнозировать и минимизировать возможные риски, на что обратить особое внимание при планировании, и как действовать в случае возникновения форс-мажоров.

Какие риски поджидают владельца компании при офисном переезде?

• Срыв сроков и простои в работе. Причины могут быть разные – от задержки с ремонтом и поставкой мебели до несогласованности действий подрядчиков и отделов. По статистике, каждый день простоя обходится бизнесу в среднем в 1-2% от месячного оборота.
• Повреждение или утрата имущества. Любой переезд – это всегда риск повреждения или даже утраты ценного оборудования, мебели и документов. Неаккуратная погрузка, неправильная упаковка и дорожные инциденты – все это может привести к серьезным потерям. По данным страховых компаний, около 15% офисной техники и мебели получают те или иные повреждения при переездах.
• Непредвиденные расходы. Как показывает практика, итоговая стоимость переезда часто оказывается выше запланированной. Причины – скрытые дефекты нового помещения, требующие дополнительного ремонта, недобросовестность подрядчиков, а также неучтенные расходы на упаковку и транспорт. В среднем компании выходят за рамки бюджета на 10-20%. А в некоторых случаях незапланированные траты могут достигать 50% от изначальной сметы.

Как не допустить ошибок при переезде в новый офис?

1. Составьте подробный план. Четкое планирование – залог успешного переезда. Составьте пошаговый план всех мероприятий с указанием сроков, ответственных лиц и необходимых ресурсов. Распишите все этапы – от выбора нового офиса и расторжения старого договора аренды до упаковки мелочей и расстановки мебели. Включите в план возможные риски и сценарии их минимизации. Регулярно сверяйтесь с этим документом и корректируйте его по мере необходимости.
2. Выберите правильного подрядчика. Многие предпочитают нанимать случайных грузчиков или вовсе перевозить вещи силами сотрудников, надеясь сэкономить. Но в итоге это оборачивается порчей имущества, травмами персонала и затягиванием сроков. Поэтому не скупитесь на услуги проверенных подрядчиков с опытом офисных переездов.
3. Проведите инвентаризацию и генеральную уборку. За годы работы в офисе накапливается масса ненужных вещей, которые занимают место и затрудняют переезд. Поэтому задолго до даты начните инвентаризацию имущества и избавьтесь от всего лишнего. Оставьте только то, что действительно необходимо для работы и функционирования офиса. Остальное — безжалостно выбрасывайте, продавайте или отдавайте на благотворительность.